Il ruolo del sostituto processuale alla luce del provvedimento del Garante Privacy n. 512 del 19/12/2018 [doc. web n. 9069653] e dell’Autorizzazione n. 4 del 15/12/2016 [doc. web n. 5797347].

Il caso. Com’è noto, lo scorso 15 gennaio 2019 sono state pubblicate in Gazzetta Ufficiale n. 12 Le regole deontologiche relative ai trattamenti di dati personali effettuati per svolgere investigazioni difensive o per fare valere o difendere un diritto in sede giudiziaria. Queste sembrerebbero aver chiarito solo parzialmente il dubbio relativo al corretto inquadramento del collega incaricato della domiciliazione.

Regole Deontologiche, GDPR e giurisprudenza. Ai sensi dell’art. 2, comma 1, l’avvocato deve organizzare il trattamento dei dati personali ed, al comma 3 dello stesso articolo, è previsto che il Titolare del trattamento impartisca per iscritto adeguate istruzioni alle persone autorizzate al trattamento dei dati. Tali istruzioni devono contenere concreteindicazioni in ordine alle modalità che tali soggetti devono osservare, a seconda del loro ruolo di sostituto processuale, di praticante avvocato con o senza abilitazione al patrocinio, di consulente tecnico di parte, perito, investigatore privato o altro ausiliario che non rivesta la qualità di autonomo titolare del trattamento, nonché di tirocinante, stagista o di persona addetta a compiti di collaborazione amministrativa.

La norma sembra valorizzare dunque il ruolo di mero esecutore del sostituto processuale, ma a tal proposito rilevano alcune ulteriori circostanze.

La prima è che le Linee-Guida del Consiglio Nazionale Forense «Il GDPR e l’Avvocato» del 22 maggio 2018 indicano che si reputa che l’avvocato mero domiciliatario, poiché tratta dati personali per conto del dominus mandatario (titolare del trattamento), sia da qualificarsi Responsabile ai sensi dell’art. 4 par. 8 del GDPR.

La seconda è che l’Aut. Gen n. 4/2016, § 4 «modalità del trattamento» indica che resta ferma la facoltà del libero professionista di designare quali responsabili o incaricati (autorizzato ai sensi del 29 GDPR, n.d.r.) del trattamento i sostituti, gli ausiliari, i tirocinanti e i praticanti presso il libero professionista, i quali, in tal caso, possono avere accesso ai soli dati strettamente pertinenti alla collaborazione ad essi richiesta.

La professione forense, infatti, rappresenta una prestazione d’opera intellettuale ai sensi dell’art. 2230 c.c., dunque anche nel ruolo di sostituto processuale il domiciliatario decide sulla base della propria esperienza e sensibilità professionale, in autonomia, a seconda delle circostanze che si presentano – spesso non tutte prevedibili – con la conseguenza che, se si valorizzasse l’aspetto relativo all’autonomia decisionale, sembrerebbe potersi inquadrare anche come responsabile esterno al trattamento, che, secondo quanto previsto dall’art. 28 GDPR, tratta i dati per conto del Titolare.

Ad ogni modo, nel software Cliens Privacy è possibile generare sia il documento di nomina come responsabile esterno, ex art. 28 GDPR, sia quello di lettera ad autorizzato, ex art. 29 GDPR.